ÖZLÜK İŞLERİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ
a) Akademik Özlük İşleri;
Genel hükümlere göre açıktan veya nakil yoluyla üniversitemize ataması yapılan personelin göreve başlamasına müteakip özlük işlemlerinin yapılması,
- Akademik Personelin aylık derece ve kademe terfilerinin yapılması,
- Yurtdışı, yurtiçi görevlendirme ile ilgili Yükseköğretim Kurulu ve Dış İşleri Bakanlığı yazışmaları (2547 S.K.33.35.39 md. ve 1416 sayılı kanun uyarınca),
- 2547 S.K. 34.md. uyarınca yabancı uyruklu ve 2914 S.K. 15. md. uyarınca sözleşmeli Türk sanatçı öğretim elemanı ile ilgili Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı, Maliye Bakanlığı yazışmaları,
- Mecburi hizmet sürelerinin takip edilmesi, yapılandırılması (1416 Sayılı Kanun-2547 S.K 35.md)
- 2547 Sayılı Kanunun 33.ve 35. maddeleri uyarınca yurtdışı ve yurtiçinde lisansüstü eğitim öğretim (doktora ve yüksek lisans) yapmak üzere mecburi hizmet karşılığı görevlendirilen ve Üniversitedeki görevine dönmeyen araştırma görevlilerinin hukuki işlemlerine dair yazışma ve dosyalarının hazırlanması
- Emekliye ayrılan personelin belgelerinin düzenlenmesi ve ilişik kesme işlemlerinin yapılması,
- Gizlilik taşıyan yazışmaların yapılması
- Personel hareketlerinin Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına, Devlet Personel Başkanlığına, Milli Savunma Bakanlığına bildirilmesi (nakil, görevlendirme, pasaport, görev belgesi, sicil özeti, hizmet belgesi, askerlik tehiri, yazışmaların yapılması),
- Göreve başlayan akademik personel veri girişlerinin yapılması,
- Akademik personelin idari görev süresinin takibi
- Yazışmaların dosyalanması ve yeni başlayan personele dosya açılması, nakil yoluyla üniversitemizden ayrılan personelin dosyalarının ilgili kurum ve kuruluşlara gönderilmesi,
- Üniversitemizde görev yapan öğretim üyelerinin yurtdışı bilimsel kongreye katılımları ile ilgili Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı ve Dışişleri Bakanlığı nezdinde yapılan yazışmalar
- Tıpta/Diş Hekimliğinde/Yan Dalda Uzmanlık Sınavı (TUS-DUS-YDUS) sonucu Üniversitemizi kazanan araştırma görevlilerinin uzmanlığını alacağı tarihe kadar özlük işlerinin takibi ve uzmanlığı aldıktan sonra ilgili belgelerin düzenlenerek Sağlık Bakanlığı ile dokümanların Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına gönderilmesi.
- İşten ayrılan (istifa, nakil) personelin ayrılma işlemlerin yapılması,
- Akademik personele kimlik düzenlenmesi,
- Yabancı uyruklu personel alımına ilişkin mevzuat kapsamında Yüksek Öğretim Kurumu başkanlığıyla yazışmaların takibi.
- Sözleşmeli sanatçı öğretim elamanlarının görev süresi ve teşvik ikramiyesi takibi.
b) İdari Özlük İşleri:
- Genel hükümlere göre açıktan veya nakil yoluyla üniversitemize ataması yapılan personelin göreve başlamasına müteakip özlük işlemlerinin yapılması,
- SHÇEK-2828 Sosyal Hizmetler Kanunu / 3713 Terörle Mücadele Kanunu personel alımına ilişkin mevzuat kapsamında ataması yapılan personelin özlük işlemlerinin yapılması,
- İdari personelin aylık derece ve kademe terfilerinin yapılması
- Son Sekiz Yıl içinde herhangi bir disiplin cezası olmayan memurlara bir kademe ilerlenmesinin uygulanması
- Asaleti tasdik olan ve bir üst öğrenimi bitiren İdari Personelin intibak işlemleri,
- Emekliye ayrılan İdari Personelin belgelerinin düzenlenmesi ve ilişik kesme işlemlerinin yapılması,
- Pasaport, görev belgesi, sicil özeti, hizmet belgesi düzenlenmesi
- Göreve başlayan İdari Personel veri girişlerinin yapılması,
- Yazışmaların dosyalanması ve yeni başlayan personele dosya açılması, nakil yoluyla üniversitemizden ayrılan personelin dosyalarının gönderilmesi,
- Gizlilik taşıyan yazışmalar,
- Personelin HİTAP (Hizmet Takip Projesi) işlemleri ve e-bildirge işlemleri
- İdari Personele kimlik düzenlenmesi
- İdari Personel tahsis ve tenkis işlemleri,
- Askerlik problemi olan idari personelin takibi ve gerekli işlemleri
- Üniversitemizde sendikaya üye olan akademik ve idari personelin Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına bildirilmesi
- Mazeret, ücretsiz ve yıllık izinlerin düzenlenmesi ve veri girişlerinin yapılması,
- Kamu Kurum ve Kuruluşları ile yapılan idari yazışmalar
- Özürlü personelin eğitim, kadro derece gibi bilgilerinin dönemsel olarak Devlet Personel Başkanlığına bildirilmesi
- Aile Çalışma ve Sosyal Hizmetler Bakanlığı (Kamu E. Uygulama)
- YÖK Sis’e (Sivil Savunma Uzmanlığı) Personel bilgilerinin kayıt edilmesi,
- Açıktan ve naklen gelen personelin banka promosyonu ile ilgili yazışmaların yapılması,
c) Tahakkuk İşleri
- Yabancı Uyruklu maaş ödemelerinin yapılması
- Personel Daire Başkanlığının maaş ödemelerinin yapılması SGK primlerinin her maaş dönemi tahakkuk ettirilmesi
- İç Denetim Daire Başkanlığının maaş ödemeleri ile Hitap ve Kesenek bilgi sitemi girişleri ilgili SGK primlerinin her maaş dönemi tahakkuk ettirilmesi
- Göç Enstitüsü müdürlüğün maaş ödemeleri ile Hitap ve Kesenek bilgi sitemi girişleri ilgili SGK primlerinin her maaş dönemi tahakkuk ettirilmesi
- Personel Daire Başkanlığı, İç Denetim Daire Başkanlığı ve Göç Enstitüsü müdürlüğün maaşlarında tahakkuk ettirilen evrakların ilgili kanun ve mevzuata uygun olarak tanzim edilmesi ve Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı’na gönderilmesi.
- Personel Daire Başkanlığı, İç Denetim Daire Başkanlığı ve Göç Enstitüsü müdürlüğün maaşlarında kesilen BES (Bireysel Emeklilik Sigortası) kesintileri Web üzerinden ilgil banka sitemine aktarılması ve personelden kredi kullanacaklara gerekli belgelerin düzenlenmesi,
- Personel Daire Başkanlığı, İç Denetim Daire Başkanlığı ve Göç Enstitüsü müdürlüğün maaşlarına Asgari geçim indirimlerini yansıtmak üzere personelden alınan Aile durumu belgelerinin kontrol edilerek vergiden mahsup edilmesi ve maaşlara yansıtılması
- İcra kesintilerinin ilgili İcra Müdürlükleri ile yapılan yazışmalar neticesinde kesilerek İcra Dairelerinin hesaplarına gönderilmek üzere ilgili birime gönderilmesi.
- Çeşitli sebeplerle görevlerinden ayrılan personele kişi borcu formu düzenlenmesi,
- Mahkeme kararları için Hukuk Müşavirliğinden istenilen belgelerin hazırlanarak gönderilmesi
- Eşi çalışmayan ve çocuğu olanlara Aile Yardımı Beyannamelerinin doldurtulması, aile ve çocuk yardımlarının ödenebilmesi için maaş sitemine işlenmesi ve tahakkuk ettirilmesi,
- Akademik ve İdari personelin emekli oldukları tarihten itibaren emekliler ve çocukları adına gönderilen emekli ikramiyelerinin tahakkuk ettirilmesi SGK’ ya ödenmesi
- Her ay düzenli olarak İdari Özlük tarafından düzenlenen terfi, atama ve intibak çizelgelerinin kontrol edilerek KBS Maaş sistemine girilmesi ve Unvan değişikliklerinde maaş farklarının tahakkuk ettirilmesi
- Arazi tazminatları dönemsel olarak Unvan ve puantajlarına göre tanzime edilerek ilgili personellere ödenmesi
- Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından istenilen Her yıl ocak ayında ayrıntılı Finansman programı hazırlanması
- Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından istenilen Her yıl Haziran – Temmuz ayında ilgili olan bütçelerinin hazırlanması.
- Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından istenilen Her yıl Mosip SGK sistemi üzerinde girişler yapılması aylık ve üç aylık dönemlerde bütçe dâhilinde ödemeler yapılması
- 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu uyarınca Bütçe Mali Kontrol Genel Müdürlüğü’nün web sayfasından tahakkuk ettirilen maaşların Gönderme Emri belgelerinin internet ortamında bilgi girişlerinin yapılarak ödemeye hazır hale getirilmesi.
- Personelimiz tarafından alınan sağlık raporlarının her ay İlgili mevzuat uyarınca maaşlarından % 25 oranında kesintisinin yapılması.
- 5510 Sayılı yasa çerçevesinde 1 Ekim 2008 tarihinden itibaren maaşlardan yapılan Sosyal Güvenlik Kurumu(SGK) ve Genel Sağlık Sigorta(GSS )kesintilerinin online olarak Sosyal Güvenlik Kurumuna gönderilmesi ve Ek1, Ek2, Ek3 formatındaki Aylık Prim ve Hizmet Belgelerini düzenleyerek her ayın 25. gününe kadar Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı ile mutabakat sağlanarak Sosyal Güvenlik Kurumuna gönderilmesi. Ayrıca ücretsiz izin alanların veya askere gidenlerin yakınlarına sağlık işlemlerinin yapılabilmesi için Genel Sağlık Sigortalarının tahakkuk ettirilmesi Online SGK gönderilmesi
- 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu’nun 81’inci maddesinde; 4’üncü maddenin birinci fıkrasının (c) bendi kapsamındaki sigortalılara bağlanan veya bağlanacak vazife malullük aylıkları ile bunların hak sahiplerine bağlanacak ölüm aylıklarının karşılığı olmak üzere, bu kapsamdaki sigortalılar için kamu idarelerinin bütçelerinden ayrılan sosyal güvenlik kurumlarına devlet primi ödeneklerinin % 20’si oranında ek karşılık primi alınacağı, ayrılan ek karşılık priminin tamamının kurum bütçelerinin yetkili makamlarca onaylanarak yürürlüğe girdiği tarihi takip eden aybaşlarından itibaren altı ay içinde ve aylık eşit taksitlerle ödeme işleminin tahakkuk ettirilmesi
- 05.05.2006 Tarih ve 2006/26159 Sayılı Yan Ödeme Kararnamesi uyarınca her yıl İdari Personelin I,II ve III sayılı cetvellerin Kadrolar ve dereceler itibarı ile tutturularak vize ettirilmesi.
- Üniversitemizde Arapça programı kapsamında Part-Time ders veren öğretim elemanlarının ek ders ücretinin tahakkuk ettirilmesi
- Üniversitemiz bünyesinde hazırlanan faaliyet raporlarına (Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı, Basın Yayın Halkla İlişkiler Müdürlüğü, Personel Daire Başkanlığı) ilişkin verilerin temin edilerek ilgili raporların hazırlanması
- 4688 sayılı sendika kanununa göre Tüm Akademik ve İdari personele ait sendika yazışmaları yapılması. Her yıl Nisan ve Ekim aylarında en yüksek üyeye sahip Sağlık ve Eğitim kollarında sendikalar ile üst kurul toplantısı yapılması ve Mayıs ayında ise sendika üye sayısı tespiti için kurum içerisinde faaliyet gösteren tüm sendikaların davet edilerek en yüksek üyeye sahip Sağlık ve Eğitim kollarında sendikaların tespit edilmek üzere toplantının düzenlenmesi ve Yükseköğretim Kurumu ile Aile, Çalışma ve Sosyal Hizmetler Bakanlığına mayıs ayı sonuna kadar bildirilmesi.
- Personel Daire Başkanlığı ve Yabancı uyruklu personel maaşları KBS maaş sistemine girilmesi
2006 yılında yayınlanan 2006/10344 sayılı kararnamenin 152. maddesi uyarınca 657 sayılı DMK ve aynı kanunun uyarınca yan ödeme ve özel hizmet tazminatı ile ilgili cetvellerin vize ettirilmek üzere hazırlanması.